Firma: SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH
Ort: Ulm, Deutschland
Branche: Energieversorger, Stadtwerke
Mitarbeiter: 1100
Kunde seit: 2005
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung,REDDOXX MailSealer zur E-Mailverschlüsselung
Mit mehr als 200.000 Kunden zählt die SWU zu den führenden Energiedienstleistern Baden-Württembergs. Neben den traditionellen energie- und verkehrsnahen Tätigkeitsfeldern werden auch Dienstleistungen in den Bereichen Telekommunikation, IT-Management und Consulting angeboten. Die SWU-Unternehmensgruppe beschäftigt rund 1000 Mitarbeiter und beliefert die Region Ulm und Neu-Ulm mit Strom, Erdgas, Wärme, Trinkwasser, Telekommunikation und Mobilität.
Bei dem in den vergangenen Jahren spürbar gestiegenen Aufkommen an Spam und Viren geht damit bei 1.000 Mitarbeitern die täglich eingehende Flut an unerwünschter elektronischer Post in die Zehntausende. Analog dazu entwickeln sich auch die rechnerischen Kosten für entgangene Arbeitszeit – schließlich vergeuden die Mitarbeiter täglich wertvolle Zeit mit dem Sichten und Aussortieren der Spam-Mails: Ein Zustand, der für kein Unternehmen auf Dauer wirtschaftlich tragbar ist.
Archivierung: Gesetzgeber macht klare Vorgaben
Doch nicht nur die Spamflut sorgte dafür, dass die Verantwortlichen der SWU dringenden Handlungsbedarf ausmachten. Vielmehr wollten sie dafür sorgen, dass die Vorgaben des Gesetzgebers hinsichtlich der Archivierung elektronischer Post erfüllt werden. Konkrete Vorgaben für die Archivierung gibt der Gesetzgeber im §147 Abs. 6 AO. Demnach sind Finanzbehörden berechtigt, im Rahmen einer Außenprüfung gespeicherte Daten einzusehen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Um dies zu gewährleisten, muss der Steuerpflichtige steuerlich relevante E-Mails unverändert und unveränderbar elektronisch archivieren und sichern.
Alternative Anbieter können nicht überzeugen
Die Notwendigkeit, der Spamflut Herr zu werden und elektronische Post rechtskonform zu archivieren, hatten die SWU bereits vor längerer Zeit erkannt. Und gehandelt. Als Spamfilter war zwischenzeitlich ein Produkt eines Mitbewerbers von REDDOXX im Einsatz, ebenso wurde für die E-Mail Verschlüsselung ein Produkt eines weiteren Mitbewerbers genutzt. „Die Probleme waren damit jedoch nicht gelöst“, sagt Bernd Müller vom Benutzerservice bei den Stadtwerken Ulm. „Der Spamfilter war angesichts des Ergebnisses, das er uns lieferte, einfach mehr als unbefriedigend. Und die E-Mail Verschlüsselung war nicht nur teuer, sondern auch noch zu kompliziert in der Administration“. So galt es, Alternativen für Spamfilter und Mailverschlüsselung zu finden – und zudem noch ein Produkt, das das ebenfalls noch offene Vorhaben, die Archivierung an den Gesetzesvorgaben auszurichten, löst. Drei große Aufgaben, mit nur einer Entscheidung erledigt: Das IT-Systemhaus Kutzschbach Electronic (www.kutzschbach.de) implementierte darauf hin die All-in-One Lösung von REDDOXX. Sie besteht aus den drei Modulen Spamfinder (AntiSpam), MailDepot (gesetzeskonforme E-Mail Archivierung) und MailSealer. Letzterer ver- und entschlüsselt E-Mails und fügt eine rechtssichere digitale Signatur ein.
REDDOXX All-in-One: integrieren und ungestört arbeiten
Zwei Monate wurde die Hardware Appliance getestet. Dann gab es kein Zögern mehr: REDDOXX überzeugte in allen Bereichen. Hinzu kommt die hohe Systemsicherheit und Hochverfügbarkeit mit dem Feature Failover. Ebenso überzeugte die benutzerfreundliche Lösung in der Praxis, z.B. bei der Integration in die bestehende IT-Architektur. „Sie verlief ohne Probleme, genauso wie die Schulung der Mitarbeiter, die schlichtweg nicht notwendig war: Sie wurden einfach mit einer E-Mail über die Veränderungen informiert, das genügte“, erinnert sich Herr Müller an die Einführungsphase, die schnell die gewünschten Ergebnisse brachte, u.a. das Aufhalten der Spam-Flut. „Seit dem Einsatz von REDDOXX Spamfinder geht der Zeitaufwand, den unsere Mitarbeiter für das Aussortieren von Spam, Viren und Schadsoftware benötigen, gegen Null“, resümiert Herr Müller zufrieden, zumal auch die weiteren Aufgaben, wie E-Mail Archivierung, E-Mail Verschlüsselung und digitale Signatur, von der REDDOXX Lösung problemlos erfüllt werden. „Wir sind mit dem Produkt zufrieden“, so das Fazit der SWU, die bereits daran denkt, ein weiteres wichtiges Feature einzusetzen – die automatisierte interne E-Mail-Archivierung.