Firma: ANSMANN AG
Ort: Assamstadt, Deutschland
Branche: Elektronik, Produktion, Handel
Mitarbeiter: 400
Kunde seit: 2013
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

DIE AUSGANGSSITUATION

DEZENTRALE SPEICHERUNG VON E-MAIL-DATEN VERHINDERT ÜBERSICHTLICHE ARCHIVIERUNG

Von der Garagenfirma zum Weltmarktführer: Innerhalb von nur zwei Jahrzehnten hat sich die ANSMANN AG zum globalen Anbieter von Produkten im Segment mobiler Energie entwickelt. Bekannt sind zum Beispiel die hochwertigen Akkus und Ladegeräte des Herstellers. Darüber hinaus umfasst das Portfolio des Unternehmens auch weitere Produkte wie LED-Lichttechnik, spezielle Industrielösungen sowie Antriebssysteme für E-Bikes und Pedelecs. Mit über 400 Mitarbeiten erzielt ANSMANN heute einen Umsatz von mehr als 50 Millionen Euro pro Jahr.
Bei der Kommunikation der Mitarbeiter, sowohl intern zwischen der deutschen Zentrale und den Niederlassungen in England, China und Hongkong, als auch beim Austausch mit Kunden und Handelspartnern, spielt das Medium E-Mail für ANSMANN eine tragende Rolle. Die dauerhafte Sicherung und Aufbewahrung der E-Mail-Kommunikation ließ technisch jedoch zu wünschen übrig.

„Wir hatten früher keine echte Archivierung eingerichtet“, berichtet Holger Schneeweis, Systemadministrator bei der ANSMANN AG. „Die Mails aus den E-Mail-Datenbanken wurden in mehr oder weniger regelmäßigen Abständen in PST-Dateien exportiert und gespeichert. Diese Files haben wir dann im Rahmen unserer Backup-Prozesse mitgesichert.“

Eine dezentrale Vorgehensweise, die einige klare Nachteile aufwies. So entstanden sehr viele einzelne PST-Dateien, was das Handling deutlich erschwerte und das Risiko für Fehler erhöhte. Es konnte relativ leicht passieren, dass Dateien beim Kopieren oder Sichern übersehen wurden. Dadurch war keine Vollständigkeit des E-Mail-Archivs gegeben. Auch die Tatsache, dass Nachrichten theoretisch vor einer dauerhaften Sicherung vom Anwender gelöscht werden konnten, verhinderte in dieser Konstellation eine rechtssichere Archivierung.

NACH SORGFÄLTIGER PRÜFUNG

ENTSCHEIDUNG FÜR REDDOXX

Gemeinsam mit ihrem IT-Systemhaus CSS prüften die EDV-Verantwortlichen der ANSMANN AG deshalb verschiedene E-Mail-Archivierungslösungen. Ein entscheidender Faktor war dabei neben der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen vor allem auch eine einfache Bedienung für die Mitarbeiter des Unternehmens. Denn ANSMANN achtet im Rahmen der technologischen Infrastruktur intensiv darauf, keine unnötig komplexen Systeme zu nutzen. Außerdem sollte die Lösung eine bevorstehende Migration vom SUN-Solaris E-Mail-Server auf Microsoft Exchange unterstützen.

Im direkten Vergleich mit mehreren Konkurrenzprodukten kristallisierte sich REDDOXX als sehr leistungsfähig und am besten geeignet heraus. Da ANSMANN ohnehin bereits stark auf Virtualisierung setzt, lag es nahe, dies auch bei der E-Mail-Archivierung umzusetzen. Die Entscheidung fiel deshalb auf die Implementierung der virtuellen REDDOXX-Appliance RX-750 in Kombination mit der E-Mail-Archivierung REDDOXX MailDepot Premium.

Herr Schneeweis: „Dies ermöglichte uns neben der zeitnahen Einführung der E-Mail-Archivierung auch einen sehr reibungslosen Umstieg auf unseren neuen Exchange-Mailserver“

Um die bestehenden E-Mails von Anfang an in das neue Archiv zu integrieren, kam im Rahmen der Implementierung zudem der REDDOXX Importer zum Einsatz, ein Tool für die problemlose rückwirkende Archivierung von Datenbeständen.

„Wir waren mit dieser Kombination in der Lage, E-Mails aus den bereits bestehenden PST-Dateien sowie auch direkt aus den Postfächern auf dem alten E-Mail-Server innerhalb sehr kurzer Zeit zu importieren“, erklärt Schneeweis. „Dies ermöglichte uns neben der zeitnahen Einführung der E-Mail-Archivierung auch einen sehr reibungslosen Umstieg auf unseren neuen Exchange-Mailserver. Auftretende Fehler beim Import der alten E-Mails konnten durch den Einsatz eines Shares mit NFS-Freigabe drastisch minimiert werden.“

Seit Inbetriebnahme der neuen Lösung wird nun der gesamte Mail-Verkehr durch REDDOXX MailDepot vollautomatisch archiviert. Über ein Outlook-AddOn können die Mitarbeiter aus ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche heraus direkt auf das Archiv zugreifen. Per Volltextsuche lassen sich benötigte ältere E-Mails schnell und intuitiv recherchieren und wiederherstellen – vergleichbar einer Internet-Suchmaschine.

ENTLASTUNG

ADMINISTRATIVE VORTEILE BEI DER EINRICHTUNG NEUER PCS

Neben der Umsetzung der rechtlichen Anforderungen an die Archivierung zeigt sich für den IT-Verantwortlichen bei der Verwaltung der Infrastruktur ein weiterer Vorteil „Die Einrichtung neuer PCs oder Notebooks ist jetzt wesentlich einfacher. Wir müssen keine PST-Dateien mehr einbinden, sondern lassen über das Client-Management-System einfach automatisch das REDDOXX-AddOn mitinstallieren. Mehr wird clientseitig nicht mehr benötigt. Für unsere Arbeit eine klare Erleichterung.“

AUSBLICK

EINBINDUNG INTERNATIONALER STANDORTE IN VORBEREITUNG

Aufgrund der guten Erfahrungen an der deutschen Niederlassung sollen künftig auch die internationalen Standorte der ANSMANN AG in die E-Mail-Archivierung eingebunden werden. Ziel ist es, alle nationalen und internationalen E-Mails mit geschäftlicher Relevanz erfassen zu können.

Über CSS

Wir sind ein erfolgreiches und fest am Markt etabliertes Unternehmen mit bald 40 Mitarbeitern. Ein kompetenter Partner einer Vielzahl von zufriedenen Kunden aus dem Mittelstand, die wir bei sämtlichen Fragen rund um die IT-Infrastruktur unterstützen. Unsere Leistungen zeichnen sich durch hohe Professionalität und Flexibilität aus. Stets verbunden mit dem Ziel, eine maßgeschneiderte IT-Lösung zu finden, die sich genau an den Kundenbedürfnissen ausrichtet. Aus diesem Anspruch heraus entstand auch der Slogan „Wir verstehen Ihr Unternehmen“, der unsere Philosophie und Arbeitsweise charakterisiert. Schließlich wollen wir Sie als unseren Kunden nicht nur zufrieden stellen, sondern begeistern. Mit Leistungen, die einen tatsächlichen Mehrwert haben!

Über Ansmann

Die ANSMANN AG beschäftigt in den drei Geschäftsbereichen Konsum, Industriellösungen und E-Bike rund 400 Mitarbeiter und verfügt weltweit über Niederlassungen und Vertriebsbüros. Der Hauptsitz des 1991 gegründeten Unternehmens liegt im baden-württembergischen Assamstadt.