Stress bei Mitarbeitern durch E-Mailflut – REDDOXX schafft Abhilfe

Unternehmensweite Effizienzsteigerung durch Einsatz von REDDOXX MailDepot

Vor vielen Jahren haben wir uns über den Eingang von elektronischen Nachrichten noch so richtig gefreut. Klar, in aller Regel war der Empfang einer E-Mail im Geschäftsumfeld wichtig, denn uns wurde eine Entscheidung, ein Angebot oder sonst eine Information gegeben, die für unsere tägliche Arbeit relevant war. Und anderes herum verhielt es sich ähnlich. Wir selbst verschickten eine digitale Nachricht immer nur dann, wenn wir unserem Geschäftspartner eine wichtige Information zukommen lassen wollten.

Nun, jetzt sollten wir uns selbst die Frage stellen, was hat sich denn da in den letzten Jahren verändert? Freuen wir uns immer noch über jede E-Mail? Hat jede Nachricht, die wir empfangen noch einen wirklich sinnvollen, für unseren Business-Alltag relevanten Inhalt?  Das die eingehende E-Mail Flut als ein Stress-Faktor für jeden einzelnen von uns anzusehen ist, kann nicht nur in der einschlägigen Presse nachgelesen werden, sondern ist auch für jeden sicher nachvollziehbar. Ausrufe, wie: „Auch das noch …“, „Wann soll ich das denn alles erledigen…“ oder „Das schaffe ich nie …“, sind uns allen sicher geläufig und der Ruf nach Abhilfe wird lauter und lauter.

Es ist sicher wichtig, zuerst einmal selbst zu erkennen, dass wir diesem Stress ausgesetzt sind. Ein nächster Schritt sollte darin bestehen, einmal zu fragen, inwieweit jeder selbst seine eigene ganz persönliche Arbeitsorganisation besser gestalten oder beeinflussen kann. Ja klar, auch das Nutzen von bestehenden Tools sollte bei diesen Überlegungen von großer Bedeutung sein. Und letztlich gibt es Lösungsansätze, die sich bereits bewährt haben.

Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt für effizientere Arbeitsweise

Stellen Sie sich einmal vor, dass jede E-Mail in Ihrem Posteingang ein Brief auf Ihrem Schreibtisch wäre. Sie hätten hunderte oder gar tausende Schriftstücke auf Ihrem Schreibtisch und keine Möglichkeit mehr, zu unterscheiden, welche Information aktuell wichtig ist, welche Vorgänge derzeit bearbeitet werden müssen und welche bereits abgeschlossen sind.

Genau aus diesem Grund wird in der Praxis auch nicht so gearbeitet. Briefe werden abgelegt, abgeheftet oder in den Papierkorb geworfen, wenn er nicht mehr benötigt wird. Mit REDDOXX übertragen Sie das Prinzip des aufgeräumten Schreibtisches auf Ihr E-Mailpostfach.

Der digitale, „aufgeräumte Schreibtisch“ – das REDDOXX-Prinzip

Die REDDOXX E-Mail Suite ist ein tausendfach genutztes E-Mail Management-System, das den einzelnen Mitarbeiter unterstützt, sich auf die wirklich dringenden und wichtigen E-Mail Aufgaben zu konzentrieren und diese mit größter Effizienz schnell und nachvollziehbar zu erledigen. Hierbei entlastet die REDDOXX E-Mail Suite den Nutzer ganz besonders in zwei wichtigen Punkten:

1. Spam-Schutz – Das REDDOXX E-Mail Management-System reduziert die Anzahl der Nachrichten in den Nutzer-Postfächern signifikant, denn es werden möglichst alle Spam-Nachrichten direkt hinter der Firewall eines Unternehmens abgefangen und erst gar nicht zu den einzelnen Mitarbeitern weitergeleitet. Diese Spams „stören“ den Mitarbeiter also nicht mehr.
2. Nach dem REDDOXX-Prinzip des „aufgeräumten Schreibtisch“ können Mitarbeiter Ihre E-Mails nach der Bearbeitung einfach löschen. Es verbleiben somit nur noch die Nachrichten auf dem „elektronischen Schreibtisch“ (also in dem Posteingang), die auch wirklich in Bearbeitung sind und somit als „wichtig“ eingestuft wurden. Lästiges und zeitaufwendiges Markieren und Wegsortieren gehört damit der Vergangenheit an.
   Benötigen sie doch mal eine alte Information, behält jeder Anwender nach wie vor einen vollen Zugriff auf seine E-Mails, die ihm in der E-Mail Archivierungslösung von REDDOXX weiter zur Verfügung stehen. Dank der schnellen Volltextsuche ist jede E-Mail dabei nur zwei Mausklicks entfernt und deutlich schneller wieder zu finden, als bisher.

Das REDDOXX MailDepot unterstützt also jeden Mitarbeiter in seinem persönlichen E-Mail Management und trägt somit zu einer Stress-Entlastung an modernen Arbeitsplätzen bei. Die E-Mails sind im Original-Format aufbewahrt und stehen revisions- und manipulationssicher im REDDOXX MailDepot zur ständigen Einsicht zur Verfügung.

Da wir davon ausgehen dürfen, dass die E-Mail Flut auch in den nächsten Jahren noch weiter ansteigt, ist der Einsatz einer E-Mail Archivierung als gute, Effizienz steigernde Investition in die Zukunft zu betrachten.