Was ist die E-Rechnung?

Die E-Rechnung – auch elektronische Rechnung oder X-Rechnung genannt – ist eine digitale Version der herkömmlichen Papierrechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und verarbeitet wird. Sie erfüllt die gleichen gesetzlichen Anforderungen wie eine Papierrechnung, bietet jedoch erhebliche Vorteile hinsichtlich Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Automatisierung.

Ab dem Jahr 2025 wird in Deutschland die Nutzung der E-Rechnung für B2B-Transaktionen verpflichtend sein. Das bedeutet, dass Unternehmen künftig Rechnungen nicht mehr in Papierform oder als einfache PDF-Dateien versenden dürfen, sondern sie müssen sicherstellen, dass diese in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen.

Die E-Rechnung ist ein zentraler Baustein der Digitalisierung im Rechnungswesen und erleichtert nicht nur die Rechnungsstellung, sondern auch die Bearbeitung und Archivierung. Unternehmen, die frühzeitig auf die E-Rechnung umstellen, profitieren von erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einer höheren Transparenz in ihren Geschäftsprozessen.

Umsetzungsphasen: Einführung der E-Rechnung von 2025 bis 2028

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise bis 2028, wobei hier zwischen dem Empfang und dem Versand dieser elektronischen Rechnungen unterschieden werden muss.

Ab dem 1. Januar 2025:

Der Empfang von elektronischen Rechnungen darf nicht mehr widersprochen werden. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen annehmen.

2025 – 2027:

E-Rechnungen (strukturiert) wie XRechnung oder ZUGFeRD sind ab 2025 verpflichtend.

Papierrechnungen sind unter bestimmten Bedingungen (siehe Ausnahmeregelungen) weiterhin erlaubt.

PDF-Rechnungen (unstrukturiert) können bis 2027 bedingt genutzt werden.

Ab 2028:

Nur strukturierte E-Rechnungen sind erlaubt. Der Versand von Papierrechnungen und unstrukturierten PDFs ist nicht mehr zulässig.

Ausnahmeregelungen:

Bis zum 31. Dezember 2025:

Unternehmen können weiterhin “sonstige Rechnungen” (Papierrechnungen oder andere elektronische Formate) ausstellen, vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Diese Ausnahme gilt für fast alle Unternehmen.

Bis zum 31. Dezember 2026:

Unternehmen können weiterhin “sonstige Rechnungen” verwenden, jedoch ist diese Ausnahme nur für Unternehmen möglich, deren Gesamtumsatz unter 800.000 Euro pro Kalenderjahr liegt, und nur mit Zustimmung des Empfängers.

Bis zum 31. Dezember 2027:

Die Ausnahme für “sonstige Rechnungen” gilt weiterhin, jedoch muss das Format den EU-Empfehlungen 94/820/EG entsprechen, und es bedarf immer der Zustimmung des Empfängers.

Jahr Pflicht zur E-Rechnung  Ausnahmen 
2025 Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) Unternehmen dürfen weiterhin “sonstige Rechnungen” (Papier oder andere elektronische Formate) ausstellen, wenn der Empfänger zustimmt. 
2026 Erweiterte Pflicht zur E-Rechnung  Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter  800.000 € dürfen noch Papierrechnungen oder andere elektronische Formate verwenden, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. 
2027 E-Rechnung für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend Ausnahmen gelten noch für Unternehmen, die den EU-Empfehlungen entsprechen, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. 
2028 Volle Umsetzung ohne Ausnahmen  Nur noch strukturierte E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) sind zulässig. Papierrechnungen und unstrukturierte PDFs sind nicht mehr erlaubt. 

Die Bedeutung der Archivierung von E-Rechnungen

Die Archivierung von E-Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiger Baustein zur Sicherstellung der langfristigen Nachvollziehbarkeit und Integrität Ihrer Geschäftsprozesse. In Deutschland unterliegen E-Rechnungen denselben Aufbewahrungsvorschriften wie herkömmliche Papierrechnungen. Das bedeutet, dass sie für mindestens 10 Jahre revisionssicher archiviert werden müssen, gemäß den Anforderungen des §14bUStG.

Gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung
Gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) müssen E-Rechnungen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum im originalen Format aufbewahrt werden.
Dies gilt insbesondere für das maschinenlesbare XML-Format (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung). Papierausdrucke oder reine PDF-Versionen reichen nicht aus, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

E-Rechnungen sind steuerrelevant
Die ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen ist bei steuerlichen Betriebsprüfungen von zentraler Bedeutung. Finanzbehörden müssen jederzeit in der Lage sein, auf archivierte Rechnungen zuzugreifen und die Unveränderlichkeit sowie die Nachvollziehbarkeit der Dokumente sicherzustellen. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann zu erheblichen Strafen und steuerlichen Nachteilen führen.

Besonderheiten der E-Rechnung
Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder einfachen PDFs enthalten E-Rechnungen maschinenlesbare Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Diese strukturierte Datenbasis (z. B. XML-Format) muss ebenfalls revisionssicher archiviert werden.
Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sowohl die menschlich lesbare Darstellung (wie das PDF bei ZUGFeRD) als auch die maschinenlesbare Komponente unverändert aufbewahrt wird.

Herausforderungen bei der Archivierung von E-Rechnungen

Die Archivierung von E-Rechnungen stellt Unternehmen vor verschiedene technische und organisatorische Herausforderungen. Während die Digitalisierung viele Vorteile bringt, sind bestimmte Anforderungen zu erfüllen, um sicherzustellen, dass E-Rechnungen auch langfristig korrekt und gesetzeskonform aufbewahrt werden.

Datenintegrität und -sicherheit
Die Unversehrtheit der gespeicherten E-Rechnungen muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet werden. Jede Rechnung muss im Originalformat erhalten bleiben, ohne dass nachträgliche Änderungen möglich sind. Dies erfordert eine sichere und verschlüsselte Speicherung der Rechnungsdaten, damit sowohl die menschlich lesbare (z. B. PDF) als auch die maschinenlesbare Komponente (z. B. XML) unverändert bleibt. Zudem müssen Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf die archivierten Rechnungen zugreifen können.

Langfristige Speicherung
E-Rechnungen müssen über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren gespeichert werden. In dieser Zeit müssen sowohl die technische Infrastruktur als auch die Lesbarkeit der Rechnungen sichergestellt sein. Da sich Technologie und Dateiformate in dieser Zeit ändern können, besteht die Herausforderung darin, dass die Rechnungen auch nach vielen Jahren noch korrekt gelesen und verarbeitet werden können – im Übrigen ein Grund, warum REDDOXX alle E-Mails im originären EML-Format archiviert und dann verschlüsselt.

Such- und Zugriffsfunktionalität
Rechnungen müssen nicht nur sicher gespeichert, sondern auch jederzeit leicht auffindbar sein. Insbesondere bei Betriebsprüfungen ist es wichtig, dass Unternehmen in der Lage sind, relevante Rechnungen schnell zu identifizieren und vorzulegen. Eine effiziente Such- und Filterfunktion innerhalb des Archivierungssystems ist daher essenziell. Ohne geeignete Funktionen zur schnellen Auffindbarkeit können Verzögerungen oder sogar finanzielle Nachteile entstehen.

Warum REDDOXX MailDepot die perfekte Lösung für die Archivierung von E-Rechnungen (und allen anderen E-Mails) ist

REDDOXX MailDepot ist eine spezialisierte Archivierungslösung, die es Unternehmen ermöglicht, E-Rechnungen sicher und revisionssicher zu archivieren und dabei den gesamten Prozess nahtlos in bestehende E-Mail-Systeme integriert.

Warum REDDOXX MailDepot mehr ist als

nur ein Archiv für E-Rechnungen

Mit REDDOXX MailDepot archivieren Sie nicht nur alle Ihre E-Rechnungen, sondern  sämtliche geschäftsrelevante E-Mails Ihres Unternehmens. Dadurch erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern schaffen eine langfristige und sichere Basis für Ihr Unternehmenswissen. Jede E-Mail, jeder Kontakt und jede Vereinbarung bleibt Ihnen erhalten – selbst wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten jederzeit auf wichtige Absprachen mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten zugreifen – auch Jahre später. Mit REDDOXX MailDepot ist genau das möglich! Unsere Lösung ermöglicht Ihnen
vollständigen Zugriff auf alle archivierten E-Mails, auch von ausgeschiedenen Mitarbeitern.
So bleiben wichtige Informationen für Ihr Unternehmen erhalten und sind jederzeit leicht abrufbar.

Lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass Ihre Kommunikation und Ihre Daten langfristig sicher und zugänglich bleiben – ganz ohne Aufwand und immer im Einklang mit den aktuellen gesetzlichen Vorgaben.

Einfache Integration und Archivierung von E-Rechnungen
Für Kunden mit REDDOXX MailDepot ist die Archivierung von E-Rechnungen ohne zusätzlichen Aufwand möglich. Die Lösung arbeitet vollautomatisch im Hintergrund und stellt sicher, dass alle eingehenden E-Rechnungen erfasst, strukturiert und archiviert werden – egal ob im Format ZUGFeRD, XRechnung oder PDF. Dies spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich, da keine manuellen Schritte erforderlich sind.

Revisionssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben
REDDOXX MailDepot erfüllt sämtliche rechtlichen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung, darunter die Vorgaben der GoBD und des § 14b UStG. Durch die manipulationssichere Speicherung und die automatische Verschlüsselung Ihrer E-Rechnungen sind diese vor unbefugtem Zugriff geschützt. Zudem wird die Unveränderlichkeit der Dokumente gewährleistet, sodass Sie jederzeit eine revisionssichere Prüfung durch Finanzbehörden bestehen.

Zentrale Verwaltung Ihrer E-Rechnungen und E-Mails
Mit REDDOXX MailDepot haben Sie eine zentrale Lösung für die Archivierung sämtlicher geschäftsrelevanter Dokumente wie E-Rechnungen oder andere Handels- und Geschäftsbriefe, die Sie per E-Mail erhalten. Es ist kein lästiges, zeitaufwendiges und fehlerhaftes Einsortieren durch Mitarbeiter notwendig. Unmittelbar nach Inbetriebnahme werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisiert archiviert.
Das System sorgt für eine übersichtliche und geordnete Archivierung, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten. Alle archivierten E-Rechnungen sind darüber hinaus über eine Volltextsuche zugänglich und leicht auffindbar.

Effiziente Such- und Wiederherstellungsfunktionen
Die leistungsfähige Suchfunktion von REDDOXX MailDepot ermöglicht es Ihnen, innerhalb von Sekunden auf archivierte E-Rechnungen zuzugreifen. Dank Volltextsuche können Sie nach Kriterien wie Rechnungsnummer, Datum, Absender oder Empfänger filtern – und das sogar im XML-File! Bei Prüfungen oder Audits können Sie die benötigten Rechnungen schnell und unkompliziert bereitstellen – ein entscheidender Vorteil gegenüber herkömmlichen Archivierungssystemen.

Sicherheit und Datenschutz auf höchstem Niveau
REDDOXX MailDepot verwendet modernste Verschlüsselungstechnologien, um die Sicherheit Ihrer archivierten E-Rechnungen zu gewährleisten. Alle Daten werden sicher verschlüsselt, unabhängig davon, ob die Lösung lokal bei Ihnen vor Ort oder in einer Cloud-Umgebung betrieben wird. Dadurch sind Ihre Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt.
REDDOXX erfüllt dabei höchste Datenschutzstandards gemäß der DSGVO, um sicherzustellen, dass Ihre Daten jederzeit sicher und gesetzeskonform archiviert werden.

Warum Sie uns als Ihren E-Mail-Archivierungspartner wählen sollten

Die Wahl des richtigen Archivierungspartners ist entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihrer Verwaltung von E-Mails und E-Rechnungen. REDDOXX MailDepot bietet Ihnen nicht nur eine bewährte Lösung, sondern auch umfassende Expertise und maßgeschneiderte Dienstleistungen, die Ihre individuellen Anforderungen erfüllen.

Zuverlässigkeit und Sicherheit
Seit 2005 ist REDDOXX ein vertrauenswürdiger Partner für Unternehmen jeder Größe. Unsere Lösungen bieten Ihnen die notwendige Zuverlässigkeit, um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnungen und E-Mails über die gesamte Aufbewahrungsdauer sicher archiviert sind. Durch den Einsatz modernster Verschlüsselungstechnologien können Sie sicher sein, dass Ihre Daten jederzeit geschützt sind.

Langjährige Erfahrung im Bereich Archivierung
Mit über 15 Jahren Erfahrung im Bereich der E-Mail-Archivierung und E-Mail-Sicherheit verstehen wir die Herausforderungen, denen Unternehmen heute gegenüberstehen. Diese langjährige Expertise erlaubt es uns, Lösungen zu entwickeln, die sowohl den aktuellen als auch den zukünftigen Anforderungen gerecht werden. Unser Team steht Ihnen mit umfassender Beratung zur Seite, um sicherzustellen, dass Ihre Archivierungslösung optimal auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmt ist.

Wir sitzen im gleichen Boot
Als deutsches Unternehmen unterliegen auch wir den strengen gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf E-Rechnung und Archivierung. Wir kennen die Anforderungen aus erster Hand und können Ihnen daher praxiserprobte Lösungen anbieten, die nicht nur gesetzeskonform, sondern auch benutzerfreundlich und effizient sind.

Benutzerfreundlichkeit und Support
REDDOXX MailDepot zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche aus, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ohne komplizierte Schulungen direkt mit der Suche und Wiederherstellung von E-Mails zu beginnen.
Zudem bieten wir Ihnen einen umfassenden Support: Unser erfahrenes Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Fragen zu klären oder bei der Implementierung einer Testinstallation zu unterstützen. Auch Updates und Erweiterungen werden nahtlos und ohne Unterbrechung Ihrer Geschäftsprozesse bereitgestellt.

Sind Sie bereit, die Archivierung Ihrer E-Rechnungen einfach und unkompliziert umzusetzen? Lassen Sie uns gemeinsam sicherstellen, dass Sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden und dabei Zeit und Kosten sparen.

Jetzt Kontakt aufnehmen und kostenlos beraten lassen

Erfahren Sie in einem persönlichen Gespräch, wie REDDOXX MailDepot Ihre E-Rechnungen sicher und effizient archiviert.
Unsere Experten stehen Ihnen zur Verfügung, um Ihnen in 15 Minuten live zu demonstrieren, wie einfach die Umsetzung sein kann.

Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie eine unverbindliche Live-Demo!