Im vorhergehenden Beitrag unserer Artikelserie „REDDOXX E-Mail Best Practice“ haben wir Sie darüber informiert, warum bestimmte E-Mails nicht dauerhaft archiviert werden dürfen.
Heute beschäftigen wir uns mit der Thematik, wie solche E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden können, ohne dabei dessen Rechtssicherheit zu gefährden.
Das Löschen von E-Mails in der Praxis
Wie können Unternehmen diese Anforderung in der Praxis erfüllen?
Für eine rechtssichere Lösung ist ein möglichst weitgehend automatisierter Vorgang eine wichtige Voraussetzung. Denn wenn das Löschen rein manuell erfolgt, kann es in der Hektik des Alltags nur allzu leicht vergessen werden. Oder aber, die Löschung erfolgt zu früh und es gehen Daten verloren, die unter Umständen doch noch benötigt werden.
REDDOXX Compliance Framework bietet vielfältige Möglichkeiten
REDDOXX MailDepot bietet über das integrierte Compliance Framework die Möglichkeit, E-Mails vollautomatisch zu klassifizieren und darauf basierende Workflows einzurichten. Dadurch lässt sich beispielsweise einrichten, dass E-Mails mit Bewerbungsdaten vom System der Kategorie „personenbezogene Daten“ zugeordnet und fristgerecht gelöscht werden.
Um sicherzustellen, dass nicht versehentlich doch relevante E-Mails gelöscht werden, kann das Mehraugenprinzip von REDDOXX MailDepot genutzt werden. Hier lässt sich beispielsweise festlegen, dass das endgültige Löschen einer E-Mail zusätzlich durch ein Mitglied des Betriebsrats oder einen anderen Mitarbeiter bestätigt werden muss. So sind „Alleingänge“ eines Mitarbeiters und damit verbundene Datenverluste ausgeschlossen.
Dokumentation im Compliance-LOG
Innerhalb des REDDOXX MailDepots erhält jede E-Mail einen Lebenslauf, der nicht manipuliert werden kann. Dieser Lebenslauf ist auch dann noch vorhanden, wenn es die E-Mail mal nicht mehr gibt. So ist jederzeit nachvollziehbar, warum welche E-Mail gelöscht wurde und welcher ggf. dieser Löschung zugestimmt hat. So ist jede Veränderung des Archivbestandes dokumentiert und nachvollziehbar.
Löschen von E-Mails am Beispiel Bewerbungen
REDDOXX verfügt bereits seit 2011 über das angesprochene Compliance Framework, um das bisher geltende BDSG umzusetzen. Wie Sie E-Mails datenschutzkonform aus der E-Mail Archivierung entfernen können, zeigen wir Ihnen in unserem Screencast.
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