In unserer Serie REDDOXX E-Mail Best Practice stellen wir Ihnen typische Herausforderungen rund um das rechtskonforme E-Mail-Management vor und zeigen sinnvolle Lösungsansätze auf.
Unser heutiger Beitrag behandelt ein Thema, bei dem sehr oft Missverständnisse bestehen. Es geht heute weniger darum, ob sämtliche E-Mails archiviert werden müssen – sondern ob bestimmte Mails gar nicht langfristig archiviert werden dürfen.
Befragt man Anwender zu den wichtigsten Anforderungen an eine rechtssichere E-Mail-Archivierung, dann wird sehr häufig die „Vollständigkeit“ erwähnt: Gemeint ist damit, dass das Archiv alle relevanten E-Mails enthält.
Vieles muss, aber nicht alles darf
Bedeutet dies aber gleichzeitig auch, dass wirklich alle E-Mails dauerhaft archiviert werden müssen?
Die Antwort auf diese Frage ist ebenso kurz wie eindeutig: Nein!
Und mehr noch: Es gibt in der Tat E-Mails, die gar nicht langfristig aufbewahrt werden dürfen.
Personenbezogene Daten
Das betrifft zum Beispiel Mails, die personenbezogene Daten enthalten, die nicht mehr benötigt werden. Hier kann es sich etwa um eingegangene Bewerbungen samt entsprechender Unterlagen handeln. Nach einer Absage an den Bewerber darf davon ausgegangen werden, dass das Unternehmen diese Informationen nicht mehr benötigt. Und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG neu), sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt für diesen Fall die Löschung solcher personenbezogenen Daten vor.
Ein ebenso sensibles Thema sind E-Mails vom und an den Betriebsrat oder Betriebsarzt eines Unternehmens. Hier kommt dem Persönlichkeitsrecht eine besondere Bedeutung zu.
Problematische Inhalte
Ebenfalls von der längerfristigen Archivierung ausgeschlossen werden sollten natürlich E-Mails mit problematischen Inhalten, etwa pornografischer oder strafrechtlich relevanter Natur. Daneben gibt es immer E-Mails, die schon aus eigenem Interesse heraus nicht archiviert werden sollten. Ein Beispiel hierfür sind E-Mails mit Schadcode, die bei einer Wiederherstellung aus dem Archiv unter Umständen erheblichen Schaden verursachen können.
Es gibt also eine ganze Reihe von E-Mails, die nicht archiviert werden dürfen. Wie Unternehmen und Organisationen mit dieser Herausforderung am besten umgehen, klären wir in unserem vierten Teil unserer Best-Practice-Serie.
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