Tag für Tag werden unzählige E-Mails aus Unternehmen an Kunden, Behörden, Lieferanten und sonstigen Partnern versendet. Sowohl aus rechtlichen, aber auch aus ökonomischen Gründen ist es sinnvoll, diese E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Hier findet das REDDOXX E-Mail Managementsystem ihren Einsatz, wobei jedoch nicht nur die E-Mails externer Kontakte, sondern auch die interne E-Mail Kommunikation notwendigerweise einer zentralen Archivierung nach klaren Vorgaben bedarf.

Aufbewahrung interner E-Mails nicht vernachlässigen

Um einen Geschäftsvorgang komplett zu betrachten ist es nicht nur nötig, den externen E-Mail Verkehr einzusehen, sondern auch die dazugehörige interne E-Mail Kommunikation. Die Vorhaltung von E-Mails, um im Rahmen von Steuerprüfungen, Audits oder bei unklaren Geschäftsvorgängen Klarheit zu verschaffen, liegt im Verantwortungsbereich der Geschäftsführung. Auch wenn nicht unbedingt eine gesetzliche Vorschrift zur Archivierung der internen Post besteht, sorgt das Vorliegen der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen für einen kompletten Überblick eines Sachverhaltes oder Vorganges.
Bei sorgfältiger Speicherung der internen E-Mails und externen Nachrichten besteht allerdings das Problem der Überlastung des E-Mail-Servers. Oftmals ist es nötig, die Speicherkapazität der einzelnen Postfächer oder die Größe der Posteingänge zu limitieren. Hierin sieht der Administrator die einzige Möglichkeit, die Belastung des zentralen E-Mail-Servers aufgrund der E-Mail-Flut in akzeptablen Grenzen zu halten.
Genau hier setzt die REDDOXX E-Mail Appliance an und bietet ein komplettes E-Mail-Management nebst E-Mail Archivierung an. Durch die Langzeitspeicherung der E-Mails wird der E-Mail-Server signifikant entlastet, wobei gleichzeitig alle E-Mails weiter im Zugriff für den Benutzer, den Administrator und die Geschäftsführung beibehalten bleiben.

Interne Archivierung von Journaling Postfächern und „permanenten“ BCC-Funktionen

Zur Entlastung des Mailservers unterstützt die REDDOXX E-Mail Appliance die „permanenten“ BCC-Funktionen, wobei ein schneller und bequemer Zugriff auf die E-Mails weiter gewährleistet bleibt. Bei mehreren Empfängern einer internen E-Mail erhalten die Adressaten die jeweilige Nachricht, ohne dass die E-Mail-Adresse eines Empfängers für einen anderen Empfänger sichtbar wird. Dabei wird eine Blindkopie an einen zweiten E-Mail-Server verschickt.
Auch die Behandlung von Journaling-Postfächern, wie diese z. B. bei Microsoft Outlook möglich sind, wird von der REDDOXX E-Mail Appliance systematisch vorgenommen. Zusätzlich werden dabei E-Mail Dateien bei Überlastung des Mail-Servers entsprechend komprimiert, ohne deren Inhalt zu verändern.

Systematische Archivierung interner E-Mails

Das professionelle E-Mail Managementsystem von REDDOXX sorgt für sichere und gesetzeskonforme Archivierung aller internen und externen E-Mails. Hierdurch steht die komplette elektronische Post manipulationssicher und langfristig zur Verfügung. Durch die integrierte Volltextsuche bietet das REDDOXX E-Mail Management-System eine einfache und sichere Methode des E-Mail Wiederfindens. So lassen sich mit wenigen Mausklicken angefragte elektronische Geschäftsvorgänge für eine Prüfung oder ein Audit unproblematisch vorlegen.
Darüber hinaus wird durch die systematische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails sowie der gesamten internen Kommunikation ein zentrales Archiv angelegt. Hierdurch entlastet die REDDOXX E-Mail-Appliance den zentralen E-Mail-Server, der somit hinsichtlich Speicherkapazität nicht aufgerüstet werden muss.

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