DMH Dichtungs- und Maschinenhandel GmbH

Firma: DMH Dichtungs- und Maschinenhandel GmbH
Ort: Traboch, Österreich
Branche: Produktion
Mitarbeiter: 135
Kunde seit: 2014
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung, REDDOXX MailSealer Light zur E-Mailverschlüsselung

REDDOXX dichtet offenen E-Mail Kanal ab

Auf dem Mailserver der DMH Dichtungs- und Maschinenhandel GmbH, einem österreichischen Traditionsunternehmen der Kunststoff-Industrie, steigen die Anzahl der  E-Mails seit Jahren signifikant an. Nicht nur das stetig wachsende Aufkommen an unerwünschten E-Mails, sondern auch die  Anzahl an alten, nicht klar zu kategorisierenden elektronischen Nachrichten oder E-Mails ließen einen Überblick und ein professionelles E-Mail-Management nicht mehr zu. Gepaart mit dem steigenden Aufwand für Administration und Systembelastung rund um vorhandene E-Mails musste ein Lösungsansatz gefunden werden, der sowohl eine Bewertung und Kategorisierung der E-Mail-Flut vornimmt, als auch eine nachvollziehbare Archivierung umsetzt.

Die Ausgangssituation: Spamschutz und E-Mail Archivierung belasten die IT-Administration

Als weltweit agierendes Unternehmen mit 135 Mitarbeitern stellt der E-Mail-Verkehr der DMH mit Kunden und Partnern das zentrale Kommunikationsmittel dar. Auf mehreren Servern wird eine hoch verfügbare Systemarchitektur auf Basis von VMware betrieben. Virtuelle Dienste stehen den Anwendern zur Verfügung, wobei der zentrale E-Mail-Dienst über Microsoft Exchange  abgewickelt wird. Die ein- und ausgehenden E-Mails werden hier zentral verwaltet, wobei eine Archivierung des tatsächlichen E-Mail- Verkehrs nicht stattfindet. Die einfache Antispam-Funktion wurde von der eingesetzten Firewall durchgeführt, die jedoch nur einen Bruchteil der unerwünschten Zusendungen abwehren konnte.

„In den Projektbesprechungen mit der DMH mussten wir feststellen, dass auf dem E-Mail-Server eine Vielzahl alter E-Mails vorhanden sind, die aufgrund der Menge hinsichtlich betriebsrelevanten Inhalten schlicht nicht zu bewerten war“ , sagte Herr Reinhart Mayr vom IT-Beratungsunternehmen pascom. „Nicht nur, dass die Anzahl der E-Mails im Exchange-Server enorm hoch ist, nein, auch der Aufwand zur Prüfung eingehender Mails durch die Mitarbeiter oder die IT-Administration wird als sehr unerwünschte Belastung beschrieben.“

Entscheidung: REDDOXX bietet umfassendes E-Mail Management

Das ebenfalls in Österreich ansässige IT-Systemhaus analysierte zusammen mit der DMH die aktuelle Situation und stellte die benötigten Kernmerkmale für einen Lösungsansatz auf. Bereits frühzeitig wurde festgestellt, dass die Virtual Appliance für das E-Mail-Management der REDDOXX über die gefragten Features verfügt und nach Sichtung und Test der Funktionalitäten erstellte die pascom ein abgestimmtes, optimiertes Angebot.

Das Gesamtkonzept, vorgestellt durch den REDDOXX-Partner pascom, überzeugte die DMH. Der Spamfinder, als eines der zentralen Module des REDDOXX E-Mail-Management, wurde als leistungsstarkes Software-Tool erkannt und das MailDepot
zeigt die angeforderten Merkmale zur Vereinfachung und Optimierung der E-Mail-Verwaltung.

„Alle Mitarbeiter haben nun Zugriff auf die eigenen Spam-E-Mails und können diese über das zur Verfügung gestellte Outlook Addin unter eigener Verantwortung verwalten“, sagt Reinhart Mayr, der die Installation der kompletten REDDOXX Virtual Appliance bei der DMH betreute. „Wir haben alles innerhalb von zwei Tagen implementiert und ohne großen Aufwand in die bestehende VMware-Struktur mit eingebunden.“

Spamfinder reduziert Spam deutlich

Die Mitarbeiter der DMH sind bereits nach einer kurzen Einweisung mit der einfachen Bedienung der Spam-Mails vertraut.
Persönlich gewünschte Newsletter werden freigeschaltet und unerwünschte Spam-Absender so gekennzeichnet, dass diese erst gar nicht mehr zum eigenen Mail-Account durchkommen, sondern vom Spamfinder direkt in den „virtuellen Mülleimer“  verschoben werden. Zur Freude der IT-Systemadministratoren hat sich schlagartig die Anzahl der täglichen E-Mails signifikant verringert und die Entlastung des Exchange Mail-Servers wurde deutlich nachgewiesen.

MailDepot verschafft Platz auf dem Exchange Server

Ebenso wurde im Rahmen der REDDOXX Virtual Appliance das MailDepot für die Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails lizensiert. MailDepot stellt nicht nur eine einfache und intelligente Archivierung der E-Mails dar, sondern bildet durch die klar definierte Kategorisierung eine sehr gute Übersicht über die gespeicherten Daten. Das IT-Management konnte somit eine sehr große Menge alter E-Mails vom Mail-Server ins MailDepot archivieren und auf dem zentralen System löschen. Hierdurch wurde der Exchange Server deutlich entlastet, denn wertvoller Speicherplatz und Verwaltungskapazitäten wurden frei. Zukünftig wird die Archivierung der E-Mails komplett automatisch sicher und im Hintergrund durch die REDDOXX vollzogen.

Buchhaltung verschlüsselt E-Mails mit MailSealer light

„In den Vorgesprächen fiel der DMH auch MailSealer light auf, den wir vorstellten. Es wurde als ein Super-Tool für den Anwender besonders aufgrund der einfachen Bedienung erkannt“, sagt Herr Mayr von der pascom. „Es wurde eine sehr schnelle Entscheidung getroffen, dass die Mitarbeiter der Buchhaltung das Verschlüsselungsmodul für die komplette Kommunikation zum Schriftverkehr rund ums Rechnungswesen nutzen werden.“

Über DMH

Die DMH Dichtungs- und Maschinenhandel GmbH ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in Traboch, Österreich. Die DMH ist Erzeuger von CNC-Drehmaschinen zur Dichtungsproduktion, Halbzeugen zur Dichtungsfertigung sowie gedrehten Dichtungen. Das 1990 gegründete Familienunternehmen hat sich kontinuierlich weiterentwickelt und beschäftigt heute 135 Mitarbeiter. Die weltweit agierende DMH konzentriert sich nicht nur auf die Herstellung von CNC-Maschinen, sondern verfolgt auch weiterhin ehrgeizige Ziele in den Geschäftsbereichen Software und Werkzeuge, Halbzeuge für die Dichtungsproduktion sowie die Herstellung von Dichtungen nach Kundenvorgaben.

Über den Partner

pascom Kommunikationssysteme GmbH ist ein mittelständisches IT-Unternehmen mit Sitz in Oberösterreich und 45 Mitarbeitern. pascom hat sich kontinuierlich von einem lokalen zu einem international tätigen Unternehmen entwickelt. Über  ein etabliertes Netz von Vertriebspartnern sowie zwei strategischen Niederlassungen in Deutschland werden Hard- und Softwarelösungen für die Kernbereiche Chipkarten-Systeme (SmartCard), Unterhaltungssysteme für das Gesundheitssystem und Alarmierungs- und Informationsübermittlungssysteme entwickelt und vertrieben.

Darüber hinaus bietet die pascom Kommunikationssysteme GmbH von der klassischen Beratung zur professionellen Informationstechnologie auch die nötigen Service- und Wartungsprodukte beginnend mit der Installation der IT-Netzwerke
beim Kunden sowie der eigen entwickelten pascom-Systeme an.

Seit vielen Jahren ist die pascomKommunikationssysteme GmbH Partner der REDDOXX GmbH und bietet das hoch professionelle EMail-Management-System mit den Modulen Spamfinder, MailDepot und MailSealer an und betreut hier Kunden im deutschsprachigen Wirtschaftsraum.