Konzentration auf das Wesentliche: Spamschutz von REDDOXX
Im Unternehmensbereich sind Spams einfach nur lästig, unerwünscht und lenken die Mitarbeiter von ihren eigentlichen Aufgaben ab. Ganz oben auf der Wunschliste für die Verantwortlichen zum Thema Unternehmenskommunikation steht die Erhöhung der Effizienz und somit die Steigerung der Produktivität aller Abteilungen und Mitarbeiter. Ein Ansatzpunkt hier ist die Fokussierung aller auf das Wesentliche, damit die einzelnen Aufgaben im Rahmen der täglichen Prozesse schnell und somit kostengünstig erledigt werden. Spamschutz, der alle nicht erwünschten E-Mails abwehrt, ist eine Möglichkeit zur Effizienzsteigerung eines Unternehmens. An dieser Stelle empfiehlt sich der Einsatz der REDDOXX Anti-Spam Software, die mit dem patentierten CISS-Verfahren einen 100%igen Spamschutz bietet.
Vor welchen E-Mails soll die Anti-Spam Software schützen?
Grundsätzlich ist eine Spam nicht nur einfach eine unerwünschte, elektronische Nachricht, sondern neben der Zusendung von Werbe-E-Mails und nicht angeforderten Newslettern auch Phishing-Mails oder gar E-Mails jeder Couleur, die einen schädlichen Anhang z.B. in einer exe- oder zip-Datei mit sich führen. Ein sinnvoller Spamschutz ist also nicht nur das „Abwehren“ aller unerwünschten Nachrichten, sondern auch der sichere Ausschluss von E-Mails, die Viren-, Trojaner- oder Phishing-Inhalte in das Unternehmen einschleusen können. Gleichzeitig stellt sich ebenso die Frage, ob immer alle unerwünschten Nachrichten auch für das ganze Unternehmen unerwünscht sind. Dem einen Mitarbeiter ist es recht, wenn regelmäßige Informationen auch unerwünscht bei ihm eingehen, denn er findet den Inhalt grundsätzlich interessant. Bei dem anderen Kollegen ist genau die gleiche Nachricht unerwünscht und wird als Spam deklariert. Hieraus ergibt sich nun die Aufgabe für einen intelligenten, möglichst unternehmensweiten Spamschutz. Basierend auf diesen Ansatz wurde die REDDOXX Anti-Spam Software „SpamFinder“ entwickelt und berücksichtigt durch das patentierte Verifizierungsverfahren sowohl die Belange der Mitarbeiter, als auch die Vorgaben der Geschäftsführung.
Spams sind kontra-produktiv – Spamschutz ist produktiv
Als Basis für eine größtmögliche Effizienz eines Unternehmens gilt die klare Definition von Prozessen und Vorgaben, anhand derer die Mitarbeiter alle täglichen Aufgaben erledigen. Durch diese Fokussierung wird sichergestellt, dass Zeitrahmen eingehalten, Aufgaben im Sinne des Unternehmens und Anforderungen klar nachvollziehbar umgesetzt werden. Jeder äußere Einfluss auf den Mitarbeiter lenkt diesen ab und stört somit die Aufgabenbearbeitung. Man stelle sich einmal vor, dass ein Mitarbeiter pro Tag 40 unerwünschte E-Mail empfängt, diese sichtet, gelegentlich auch einmal aus Neugierde hineinschaut und dann selbstverständlich löscht. Ist es zu viel, wenn für diese unerwünschten Vorgänge einfach einmal 20 Minuten pro Tag, fast zwei Stunden pro Woche oder nahezu ein ganzer Arbeitstag pro Monat angesetzt wird? Diese Frage muss selbstverständlich jedes Unternehmen für sich beantwortet, aber letztlich steht fest: Spams sind kontra-produktiv und stören den täglichen Betriebsablauf – Spamschutz ist im Gegensatz dazu produktiv.
Effizienzsteigerung durch 100%igen Spamschutz
Man stelle sich einfach einmal vor, dass alle E-Mails, die ein Unternehmen über das Internet erreichen, intelligent gefiltert werden und die Nachrichten nur passieren dürfen, die auch wirklich als erwünscht gekennzeichnet sind. Genau hier setzt das patentierte CISS-Verfahren (Challenge Response Verfahren) des REDDOXX SpamFinder als Anti-Spam Software an. Vom Grunde her werden hier erst einmal alle eingehenden E-Mails geblockt und einer eingehenden Prüfung unterzogen. Neben dem obligatorischen Prüfen auf schädliche Inhalte (z.B. Viren, Trojaner) erfolgt die Verifizierung des Absenders über eine Whitelist und eine Blacklist. Wird dieser auf der Whitelist gefunden, erfolgt die normale Zustellung der E-Mail. Über die Whitelist, in der der Absender eingetragen ist, wird die E-Mail eindeutig als erwünscht erkannt. Ist der Absender auf der Blacklist, wird die Nachricht nicht weitergeleitet, sondern in einen Quarantäne-Ordner, der jederzeit durch den Adressanten persönlich eingesehen werden kann, zwischengespeichert. Bei unbekanntem E-Mail-Absender wird die E-Mail ebenfalls in den Quarantäne-Ordner geschoben, aber gleichzeitig erfolgt eine Authentifizierungs-E-Mail zurück an den Absender. Durch einen einfachen Bestätigungsprozess kann sich der Absender zu erkennen geben und wird der Whitelist zugeführt. Wenn nicht, verbleibt die E-Mail so lange im Quarantäneordner, bis diese dort manuell vom Postfachinhaber oder dem Administrator gelöscht wird. Durch die Anti-Spam Software „SpamFinder“ von REDDOXX wird also ein 100%iger Spamschutz erreicht und sichergestellt, dass ausschließlich erwünschte E-Mails in das Postfach der Mitarbeiter gelangen. Über die Einsicht in den persönlichen Quarantäne-Ordner bleibt trotzdem der komplette E-Mail-Eingang präsent und kann täglich überprüft und hinsichtlich erwünschten und unerwünschten E-Mails rationell bearbeitet werden.
Spamschutz: REDDOXX SpamFinder wehrt alles ab
SpamFinder, als Anti-Spam Software, ist eines der Module in dem REDDOXX E-Mail-Management-System und stellt sicher, dass alle unerwünschten E-Mails blockiert und in Quarantäne-Ordner zwischengespeichert werden. Neben der Prüfung auf schädliche Inhalte werden nur noch gewünschte und für die täglichen Aufgaben notwendige Nachrichten an die Mitarbeitern weitergeleitet. Hierdurch unterstützt der REDDOXX SpamFinder als Anti-Spam Software das Bestreben der Unternehmer nach Produktivitätssteigerung und höherer Effizienz in den alltäglichen Geschäftsprozessen durch optimalen Spamschutz.