Umgang mit E-Mail-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter – REDDOXX E-Mail Best Practice Teil 7

Im Rahmen von „REDDOXX E-Mail Best Practice“ informieren wir Sie über typische Szenarien und Herausforderungen im Bereich von E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management. In diesem Teil geht es vornehmlich um die Behandlung von Postfächern ausgeschiedener Mitarbeiter.

Wie wird üblicherweise damit umgegangen, wie könnte man es sinnvoller und effizienter durchführen und selbstverständlich auch darum, warum sich ein Unternehmen überhaupt um die E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter kümmern sollte.

Vorsicht! Nicht einfach Löschen!

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen davon ausgehen, dass betriebsrelevante E-Mails auch von ausgeschiedenen Mitarbeitern im Rahmen der unternehmensweiten Policy zu archivieren sind. Man stelle sich vor, ein ehemaliger Mitarbeiter hat Zusagen hinsichtlich eines Kauf- oder Dienstleistungsvertrages als elektronische Nachricht verschickt. Bei Kundengesprächen oder Vertragsverhandlungen kann es hier schon schnell zu Irritationen führen, wenn nicht alle relevanten Informationen vorhanden und bekannt sind.

Im Falle von ausgeschiedenen Mitarbeitern sind somit zwei Szenarien zu betrachten:

1. Der Mitarbeiter hat vor seinem Ausscheiden alle E-Mails gelöscht.
   In diesem Fall kann auch ein Systemadministrator die fehlenden Nachrichten nicht mehr herstellen, denn durch den Lösch-Vorgang des ehemaligen Mitarbeiters sind alle Nachrichten, also auch die unternehmensrelevanten, auf dem Mailserver verschwunden. Selbstverständlich kann in diesen Fällen ein Systemadministrator auf ein älteres Backup zugreifen, wobei neben dem benötigten sehr großen Zeitaufwand noch lange nicht sichergestellt ist, dass alle gelöschten E-Mails auch wirklich auf den Backups vorhanden sind.
2. Der Systemadministrator löscht das E-Mail-Konto des ausgeschiedenen Mitarbeiters.
   Sicher ist dieses ein Szenario, dass in den allermeisten Fällen auch tatsächlich umgesetzt wird. Hier geht es um die „saubere“ Organisation eines Mailservers oder das Einsparen von Lizenz- und Nutzungskosten. Letztlich ändert aber auch ein autorisiertes Löschen der kompletten Post eines ausgeschiedenen Mitarbeiters nichts an der Tatsache, dass eben hier betriebsrelevante Informationen verloren gegangen sind.

Planvolle E-Mail-Archivierung hält immer alle relevanten Informationen vor

In Gesprächen mit unseren Kunden werden wir sehr oft nach einer sinnvollen und praktischen Lösung der beschriebenen Problematik gefragt. Nicht nur, dass es um das einfache Archivieren aller Unternehmensnachrichten geht, nein, vielmehr drückt der Schuh bei Handhabung, Einsicht, Durchsicht und der nötigen Bewertung der Nachrichten, die von ausgeschiedenen Mitarbeitern hinterlassen werden. Also wird die Frage aufgeworfen: „Wo liegen die Nachrichten meiner ehemaligen Mitarbeiter und wie kann ich sicherstellen, dass die dortigen betriebsrelevanten Informationen zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Mitarbeitern zur Verfügung stehen?“

Genau hier setzt ein professionelles E-Mail-Management mit einer sicheren und langfristigen Speicherung aller E-Mails an. Zum einen ist zu empfehlen, dass alle ein-  und ausgehenden Nachrichten eines Unternehmens zentral, manipulations- und revisionssicher archiviert werden. Zum anderen  sollten auch alle internen Nachrichten eines Unternehmens mit eingeschlossen werden, denn nur so ist der komplette E-Mail-Verkehr zu einem Vorgang (also interne und externe Nachrichten) vorhanden. Eine E-Mail-Archivierung heißt aber noch lange nicht, dass die betreffenden Nachrichten auch einfach wiederzufinden sind. Ebenso muss die Frage beantwortet werden: „Wer darf denn die E-Mail von ausgeschiedenen Mitarbeitern überhaupt suchen, finden, einsehen und verwenden?“

Einfach Berechtigungen im E-Mail-Archiv neu vergeben

Auch wenn elektronische Nachrichten von ausgeschiedenen Mitarbeitern auf dem Mailserver gelöscht sind, stehen diese weiterhin im zentralen E-Mail-Archiv zur Verfügung. Ein Zugriff ist also durch autorisierte Mitarbeiter möglich. In der Praxis bietet sich hier an, dass beispielsweise der Nachfolger, der Vorgesetzte oder der Vertreter des ausgeschiedenen Mitarbeiters die Berechtigung zur Einsicht in dessen archivierten E-Mail-Verkehr erhält.

Hierzu hat der Systemadministrator die ganz einfache Möglichkeit, die Zugriffsberechtigung auf die relevante elektronische Post dem neuen Benutzer zuzuordnen. Dieser Vorgang ist sehr schnell und einfach durchzuführen, so dass nunmehr alle betriebsrelevanten E-Mails von verantwortlichen Personen durchsucht und eingesehen werden können. Als Resultat steht die lückenlose Kommunikation zu Vorgängen, die der ausgeschiedene Mitarbeiter bearbeitete, zur Verfügung.

Die nachfolgenden Bilder zeigen Screenshots, wie ein Anwender E-Mail Adressen von ausgeschiedenen Mitarbeitern in der eigenen Suche berücksichtigen kann. Besonders wenn E-Mails auf dem Mailserver gelöscht sind, ist es sinnvoll, die E-Mail-Archivierung zu nutzen, um auf die elektronische Post von ausgeschiedenen Mitarbeitern zuzugreifen.

Einfacher Zugriff auf Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitern in Outlook

Einfacher Zugriff auf Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitern in der Weboberfläche

Einfacher Zugriff auf Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitern in der Mobile App

Abschließend zu diesen Praxis-Hinweisen darf aber nicht fehlen, dass im Vorfeld einer Veränderung der Zugriffsberechtigung nicht nur die Belange des Unternehmens hinsichtlich möglicher betriebsgeheimen oder anderer vertraulicher Informationen zu berücksichtigen sind, sondern auch die Rechte des ausgeschiedenen Mitarbeiters. Die Entscheidung zur Änderung der Zugriffsrechte sollte auf alle Fälle im Rahmen der internen Unternehmens-Policy genehmigt werden, wobei in bestimmten Fällen das Hinzuziehen des Betriebsrates in Erwägung gezogen werden muss.

Auch die Privatsphäre des ausgeschiedenen Mitarbeiters darf nicht vernachlässigt werden, denn mögliche „private E-Mails“ sind im Rahmen des so genannten Postgeheimnisses zu betrachten und dessen Inhalt darf auf keinen Fall veröffentlicht werden. Hier empfiehlt sich von vorn herein eine Ausfilterung der privaten E-Mails, so dass diese erst gar nicht archiviert werden. Auch hierzu bietet REDDOXX eine ideale Lösung, die wir in den vorherigen Best-Practice Teilen bereits beleuchtet haben.

Alle Teile der Best Practice Serie

1. Der Umgang mit privaten E-Mails
2. Verschiedene Arten der E-Mail Archivierung
3. Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden
4. E-Mails aus dem Archiv löschen
5. Mailserver Migration – Chance statt Belastung
6. Speicherorte optimal kombinieren
7. Umgang mit E-Mail-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter